PERSONDATAPOLITIK

Behandling af personoplysninger om brugere, kunder, forbrugere, leverandører og samarbejdspartnere
Denne politik er en del af Fynbo Foods’ dokumentation for, at virksomheden overholder den gældende persondatalovgivning i forhold til vores brugere, kunder (B2B), forbrugere, leverandører og samarbejdspartnere.

Indsamling og behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger, foretages altid i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning, og Fynbo Foods behandler alene personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Derudover er Fynbo Foods opmærksom på, at virksomheden alene må behandle de personoplysninger, der er nødvendige for at opnå formålet, ligesom personoplysninger alene må videregives til tredjemand, såfremt der er et særskilt og sagligt grundlag herfor.

Fynbo Foods’ behandling af personoplysninger lever op til de til enhver tid gældende krav, herunder sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Fynbo Foods gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som en bruger, kunde, forbruger, leverandør eller samarbejdspartner ønsker slettet, og som Fynbo Foods ikke længere har noget grundlag for at behandle.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Fynbo Foods som dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, du som bruger, kunde, forbruger, leverandør eller samarbejdspartner afgiver til os.

Dataansvarlig
Fynbo Foods A/S
Sigenvej 9, 9760 Vrå
CVR-nr.: 26612608
Kontaktperson: Juridisk rådgiver og HR-chef Maria Bukdahl Rukjær
E-mail: persondata@fynbofoods.dk
Tlf.nr. 98996800 

Behandling af personoplysninger
Som led i det daglige arbejde hos Fynbo Foods behandler vi personoplysninger om brugere af vores hjemmesider samt kunder, forbrugere, leverandører og samarbejdspartnere. Fynbo Foods er derfor opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler personoplysninger om disse.

Er du derimod ansøger til en stilling, lære-/elevplads eller praktikplads (gælder både opfordrede og uopfordret ansøgninger) finder du de relevante retningslinjer for behandling af personoplysninger her på siden under menuen Søg job.

Deltager du i en konkurrence, kan du finde mere information nederst på siden under ”Konkurrencebetingelser”.

Grundlaget for at behandle dine personoplysninger vil som udgangspunkt være for at kunne besvare din henvendelse eller for at kunne opfylde den aftale, som du eller den virksomhed, du er ansat i, har indgået med os. Grundlaget kan dog også i nogle tilfælde være interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen. Derudover behandler vi ligeledes personoplysninger for at overholde en retlig forpligtelse, herunder for at overholde persondataforordningen, databeskyttelsesloven samt bogføringsloven. Vi behandler generelt ikke følsomme personoplysninger om brugere, kunder, forbrugere, leverandører eller samarbejdspartnere, men skulle det ske i en konkret situation, vil grundlaget typisk være et samtykke fra den pågældende.

Ved modtagelse af henvendelser generelt
Når du retter henvendelse til os pr. e-mail, via vores hjemmeside eller de sociale medier, behandler vi de personoplysninger, der fremgår af din henvendelse (f.eks. en forbrugerhenvendelse vedr. et produkt, en henvendelse vedr. sponsorat mv.). Hvis du eksempelvis kontakter os på Facebook, vil vi – via Facebook – modtage visse oplysninger om dig i form af eksempelvis dit navn og et billede. De oplysninger, vi modtager, afhænger dog af, hvordan dine privatindstillinger på Facebook er. Hvis du henvender dig via vores kontaktformular, behandler vi ligeledes disse personoplysninger, herunder dit navn, e-mail, telefonnummer, postnr. og by samt det, henvendelsen drejer sig om.

Når du kontakter os telefonisk, vil vi – hvis det er relevant – notere dit navn og formålet med henvendelsen. Dette gør vi for at have mulighed for at følge op herpå samt at kunne dokumentere de henvendelser, vi modtager. Du skal derfor være opmærksom på, at vi i nogle tilfælde noterer de relevante forhold, du oplyser os telefonisk, i vores system.

Vi opfordrer dig til, at du ikke sender os nogle følsomme eller fortrolige personoplysninger via sociale medier, vores hjemmeside eller en ikke-sikret/ikke-krypteret mail, herunder oplysninger som cpr. nr. og helbredsforhold. Har du brug for at afgive sådanne oplysninger til os, anbefaler vi, at du ringer os op og giver os oplysningen mundtligt.

Håndtering af oplysninger om besøgende
Hvis du besøger Fynbo Foods som gæst, ekstern håndværker el. lign., og skal du i den forbindelse  ind og se vores produktion, registrerer vi datoen, dit navn, arbejdsplads og din underskrift på en gæsteliste. Baggrunden herfor er sikkerhedsmæssige hensyn, herunder fødevaremæssig sikkerhed og de regler, der gælder i den forbindelse. Vi gemmer dine oplysninger i 3 år af hensyn til fødevaresikkerhed og holdbarheden på produkterne.

Får du udleveret en adgangsbrik til brug i forbindelse med vores bygningskontrol, registrerer vi oplysninger om din færden (dato og klokkeslæt for indgang). Oplysningerne om din færden slettes efter 6 måneder, mens vi gemmer dine oplysninger om bl.a. hygiejnekursus og adgangsregler i 3 år efter samarbejdets ophør.

I visse områder af produktionen (glaslinje 6 og glaslager/depalletering) foretager vi overvågning af produktionsapparatet af driftsmæssige hensyn. Det kan forekomme, at medarbejdere, gæster, eksterne håndværkere el.lign. kommer med på optagelserne, uagtet at dette ikke er formålet. De relevante områder med overvågning er behørigt skiltet. Optagelserne gemmes i optil 30 dage, og det er alene vores værkstedspersonale (evt. ledelsen), der med login kan tilgå de gemte optagelser. Det vil desuden kunne forekomme, at værkstedspersonalet finder det nødvendigt af hensyn til fejlfinding, teknisk assistance mv. at fremvise en optagelse for en relevant underleverandør. Så vidt det er muligt at undgå i den konkrete situation, vil der ikke ske fremvisning af optagelser med genkendelige personer. Evt. behov for databehandleraftale med underleverandører vurderes løbende.

Håndtering af kunde- og leverandøroplysninger
Idet vi handler B2B, er vores kunder en række virksomheder. I forhold til disse har vi registreret de relevante kontaktpersoner og korrespondance i vores system. Baggrunden for de personoplysninger, der registreres i den forbindelse, er primært, at vi skal kunne administrere den aftale, vi har med kunden. Tilsvarende gør sig gældende for vores leverandører samt øvrige samarbejdspartnere. Oplysningerne slettes løbende, når de ikke længere har relevans.

Håndtering af oplysninger i forbindelse med projektsamarbejder
Hvis du henvender dig til os med henblik på at opnå et samarbejde i forbindelse med uddannelsesprojekter, eksamensopgaver, specialer mv. tager vi hurtigst muligt stilling til henvendelsen. Såfremt et samarbejde ikke er muligt, slettes jeres henvendelse og oplysninger straks efter, at vi har givet afslag, med mindre I har givet samtykke til længere opbevaring. Såfremt der etableres et samarbejde, registrerer vi kontaktpersonerne i systemet med henblik på, at vi kan administrere aftalen om samarbejdet. Det er en forudsætning for samarbejdet, at der indgås en fortroligheds- og samarbejdsaftale. Personoplysningerne slettes senest 1 år efter samarbejdets ophør, med mindre der er grundlag for opbevaring i længere tid, f.eks. fortrolighedspligt.

Opbevaringsperiode og sletteprocedurer
Persondatalovgivningen indeholder ikke konkrete regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal afgøres af os som dataansvarlig i den enkelte situation, se bl.a. under de enkelte afsnit ovenfor. Ved vurderingen heraf lægger vi navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring af personoplysningerne tjener et sagligt formål, om opbevaringen er nødvendig, eller om vi er forpligtet i medfør af lovgivningen til at opbevare bestemte oplysninger eller dokumenter. Dette kan f.eks. være en lovpligtig opbevaring af bogføringsmateriale på 5 år i henhold til reglerne i bogføringsloven.

Sikker behandling af personoplysninger
Fynbo Foods behandler dine personoplysninger fortroligt, og vi har ligeledes foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, fortabelse eller forringelse, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Fynbo Foods samarbejder med flere databehandlere, der også kan have adgang til dine personoplysninger. Vi bruger eksempelvis databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (f.eks. hosting af hjemmeside, administratorfunktion mv.), som vi får løst eksternt. Databehandleres adgang til dine oplysninger skyldes derfor alene, at databehandleren leverer en teknisk eller systemmæssig ydelse til os eller yder support på driften samt foretager fejlfinding inden for de rammer, som Fynbo Foods har opstillet. Opbevaring af eller etablering af adgang til oplysningerne hos databehandlerne er underlagt en række regler, og der er derfor indgået databehandleraftaler med samtlige databehandlere, der blandt andet skal sikre et passende sikkerhedsniveau, og herunder at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende i hænde.

Videregivelse af personoplysninger
I visse tilfælde kan det være nødvendigt for os at videregive dine oplysninger til andre aktører. Det kan eksempelvis være videregivelse af oplysninger til bank, forsikring, advokat, revisor mv.

Vi videregiver alene dine personoplysninger, hvis vi har et grundlag herfor. Det kan enten eksempelvis være på baggrund af dit samtykke, fordi vi er forpligtede hertil i medfør af gældende lovgivning, eller fordi det er nødvendigt for at kunne fastslå eller forsvare et retskrav.

Dine rettigheder
Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder, se nedenfor. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os (se kontaktdetaljer under ”Dataansvarlig” ovenfor).

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning.

Ret til begrænsning: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Tilbagekaldelse af samtykke: Hvis du har afgivet et samtykke til os i relation til behandlingen af dine personoplysninger, kan du altid tilbagekalde dette via persondata@fynbofoods.dk. Vi stopper herefter behandlingen af de personoplysninger, samtykket knytter sig til, hvis der ikke foreligger et andet lovligt grundlag til at behandle personoplysningerne.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk

Spørgsmål
Har du spørgsmål til ovenstående, kan du altid kontakte os på persondata@fynbofoods.dk - find yderligere kontaktinformationer under "Dataansvarlig" ovenfor.

07.11.19. Version 3

COOKIE POLITIK